32 اختراق البريد الإلكتروني ، أو كيف تصبح أكثر إنتاجية

أظهرت العديد من الدراسات (على سبيل المثال ، دراسات من معهد ماكينزي العالمي وجامعة كاليفورنيا في إيرفين) أن معظم الناس غالباً ما يصرف انتباههم عن طريق البريد الإلكتروني ، وهذا يقلل بشكل كبير من تركيز العمل ونتيجة لذلك الإنتاجية.

لذلك ، من المهم للغاية تعلم تأديب نفسك والتوقف عن التحقق من بريدك الإلكتروني بشكل متكرر. أقترح عليك أن تتعرف على 32 من التقنيات والاختراقات التي ستساعدك على التعامل مع بريدك بكفاءة ، مع الحفاظ على الإنتاجية قدر الإمكان.

لذلك دعونا نبدأ.

المحتويات:

تقنيات لمساعدتك على قضاء وقت أقل في البريد الإلكتروني

تقنية رقم 1: التحقق من البريد الإلكتروني 2 مرات في اليوم

قبل البدء في استخدام هذه التقنية ، خصص يومًا واحدًا لتتبع الرسائل التي تأتي إليك في البريد. لا تحتاج إلى إجابة ، ولا تحتاج إلى قراءتها - فقط شاهد عدد الرسائل التي تتلقاها ، لذلك سيكون لديك فكرة عن مقدار "تحميل" صندوق البريد الخاص بك خلال اليوم.

لذلك ، من خلال مراقبة عدد رسائل البريد الإلكتروني الواردة لكل ساعة (يتم تسجيل البيانات بشكل أفضل) ، ستتمكن من تحديد أي ساعتين تصل معظم الرسائل إلى صندوق الوارد الخاص بك. ثم ... ابدأ في التحقق من بريدك الإلكتروني ، وقراءة الرسائل والإجابة عليها مرتين فقط في اليوم ، خلال هاتين الساعتين. حدد هاتين الفترتين كوقت للتحقق من البريد في مذكراتك أو قائمة مهامك ، مما يساعدك على تكوين عادة.

انظر أيضًا: 7 أدوات مجانية وغير معروفة لمزيد من العمل المثمر على الإنترنت

التقنية رقم 2: تخلص من كل خطاب جديد في أقل من دقيقتين

إريك شميدت ، رئيس جوجل ، يستخدم O.H.I.O. ("امسكها مرة واحدة فقط"). تتضمن هذه التقنية استجابة فورية لكل حرف جديد في أقل من دقيقتين وتتيح لك عدم الرجوع إلى الأحرف نفسها عدة مرات.

ولكن هذه الطريقة فعالة فقط للرسائل القصيرة والأكثر أهمية. إذا تلقيت خطابًا طويلًا ، فيجب ألا تنتقل إليه على الفور من المهمة السابقة - أكمله أولاً ، ثم تابع بجرأة قراءة الرسالة. فوائد تعدد المهام مشكوك فيها للغاية - مع التغيير المتكرر للمهام لا يمكن للشخص في كثير من الأحيان التركيز على أي منها.

تقنية # 3: 3 نظام المجلد

يمكنك أيضًا استخدام النظام لتنظيم البريد الإلكتروني ، الذي تم إنشاؤه بواسطة Jean Trapana ، مؤسس Lifehacker ، وهو نظام مكون من 3 مجلدات. إنه نوع من الأحرف في 3 مجلدات:

  1. "رد" - مجلد به حروف تتطلب إجابة.
  2. "وضع الاستعداد" - مجلد للأحرف التي يجب مراعاتها في المستقبل.
  3. "الأرشيف" - مجلد للرسائل التي لا تحتاج إلى إجابة.
اقرأ أيضًا: كيفية زيادة الإنتاجية عند إنشاء المحتوى: 10 توصيات مهمة لكتاب النصوص

تقنية # 4: 30 يوم التحدي تنظيف البريد

لتتعلم كيفية التحكم في البريد الإلكتروني ، يجب أن تكون منضبطًا ، ولا يتم تطوير الانضباط إلا من خلال الممارسة. فلماذا لا ننكب على ذلك؟

أقترح عليك تجربة تحدٍ لمدة 30 يومًا ، يمكنك خلاله قراءة جميع الرسائل والإجابة عليها ، وإزالة الكتلة غير الضرورية من الرسائل التي "تقوم بتنزيل" صندوق البريد الخاص بك ، وترك عدد الحروف التي تناسبها في صفحة واحدة في بريدك الإلكتروني ( العدد القياسي للحروف على صفحة في Gmail هو 50 ، في Yandex. البريد هو 45 ، في Mail.ru هو 25).

لإكمال هذا التحدي ، حدد عدد الأحرف التي ستقوم بفحصها يوميًا لمدة شهر ، وقسم العدد الإجمالي على 30 ، والبدء في العمل. عندما تقوم بإلغاء تحديد المربع الخاص بك ، علم نفسك عدم "تشويش" - الرد على كل رسالة جديدة في غضون 24 ساعة.

إن القيام بمثل هذا التحدي سيسمح لك في النهاية ليس فقط بتأديب نفسك ، ولكن أيضًا لتسريع عملك والتخلص من الشعور بأن صندوق البريد الخاص بك هو وحش غير مروض.

انظر أيضًا: العمل بشكل أفضل: مراجعة لـ 19 أداة للعمل المنتج

التقنية رقم 5: شهر واحد إلغاء الاشتراكات

يستغرق شهرًا واحدًا لإلغاء الاشتراك في اشتراكات البريد الإلكتروني غير الضرورية ، مرة واحدة وإلى الأبد. انظر إلى جميع الرسائل التي تحتوي على اشتراكات وحدد ما إذا كنت تريد متابعة تلقي هذه الرسائل أو إلغاء الاشتراك. لا حاجة لقراءة أو حذف أي شيء - فقط قم بالاختيار. بالطبع ، قد يستغرق هذا الكثير من الوقت ، ولكن إذا كنت لا ترغب في الاستمرار في تلقي جبال من الرسائل غير الضرورية ، فسيتعين عليك القيام بذلك.

تقنية رقم 6: وضع العدو والراحة

يمكنك إدارة وقتك بشكل أفضل إذا قمت بالتناوب لمدة 90 دقيقة من "الراحة" ، حيث ستقوم خلال هذه المهام بمهام منخفضة الاحتمال للتوتر (على سبيل المثال ، فرز الرسائل وإدارة الرسائل الواردة) ، مع 90 دقيقة من العمل النشط الذي سيتطلب درجة عالية من التنبيه. أو البديل 90 دقيقة من العمل مع 15-20 دقيقة من الراحة.

علم عالمة الفيزيولوجيا العصبية ، ناثانيل كلايتمان ، الذي شارك في وصف مرحلة نوم الريم ، بفوائد فترات العمل والراحة المتناوبة: شاهد نومًا عميقًا ونورًا عميقًا مع فترة 90 دقيقة في حلم الشخص. اكتشف كليتمان أن نفس الشيء يحدث خلال النهار - في بعض الأحيان أكثر كثافة لمدة 90 دقيقة ، ثم أقل كثافة.

بعد العمل لمدة 90 دقيقة في وضع عالي الكثافة ، تبدأ هرمونات التوتر ، والتي تعد ضرورية للحصول على طاقة جديدة. نتيجة لذلك ، تبدأ كفاءة قشرة الفص الجبهي في الانخفاض ، ويفقد الشخص تركيزه وقدرته على المجادلة بوضوح.

راجع أيضًا: الأرق في عالم الأعمال: كيفية إيقاف تشغيل عقلك عندما لا تستطيع التوقف عن التفكير

تقنية رقم 7: العظة والجوائز من تشارلز داهيج

قام تشارلز داهيج مؤلف كتاب "قوة العادات" بتطوير نظام كامل للعمل مع العادات والقضاء عليها. إليك بعض النصائح التي قدمها:

  1. التعرف على "جديلة" أو الدافع الذي يؤدي إلى هذه العادة.
  2. تعرف على المكافأة التي تحصل عليها من هذه العادة.
  3. استبدل عادتك بأكثر فائدة ، وينبغي أن يستهدف نفس الإشعار وإعطاء المكافأة نفسها أو بدائلها.

لذلك ، إذا كانت لديك عادةً تتبع البريد بشكل متكرر ، فأولا وقبل كل شيء تعرف على الإشارات. اطرح أسئلة: "ما الذي يدفعني إلى التحقق من البريد كثيرًا؟" ، "ما الوقت الذي أفعله أكثر من مرة ، ولماذا؟" ، "ماذا فعلت قبل أن أفكر في التحقق من البريد؟". هذه الأسئلة يجب أن تدفعك إلى سبب عادتك. ربما كل ذلك بسبب حقيقة أنك معتاد على التحقق من البريد مباشرة بعد التحقق من Facebook ، لأنهم يقفون بجانب بعضهم البعض في شريط الإشارات المرجعية؟

والآن تعترف الثواب. ما الذي يسبب مثل هذا الشغف لقراءة الرسالة؟ ربما الخوف من فقدان شيء مهم ، أو ربما كنت لا تحب المهمة التي تعمل عليها وتحاول بوعي ودون وعي الهروب من ذلك؟

تعرف على ما يعجبك في هذه العادة (التواصل مع أشخاص جدد ، ومشاهدة الأخبار ، والتشتيت من العمل غير المهم) ، واستبدال هذه العادة بالعادة التي تناسبك. في هذه الحالة ، يمكنك المساعدة في استخدام جهاز الرد على المكالمات - ستتعرف على نشاطك التجاري ، لكنك لن تفقد الاتصال بالعالم الخارجي (وبشكل أكثر دقة ، فإن جهاز الرد على المكالمات سيقوم بذلك نيابة عنك).

انظر أيضًا: كيفية تعزيز العادات الجديدة: 5 توصيات فعالة

التقنية رقم 8: عرض وقت تخصيص الرسالة لها ، اطرح على نفسك سؤالاً (مسح كتلة - اسأل)

يمكنك العمل بفعالية مع بريدك الإلكتروني باستخدام نظام Scan-Block-Ask. يتكون من 3 خطوات:

1. عرض الرسالة (مسح)

في الصباح رأيكم عدد رسائل البريد الإلكتروني الأكثر أهمية وعاجلة لديك ، ثم أغلق صندوق الوارد الخاص بك وافتح قائمة المهام الحالية.

2. تخصيص الوقت لذلك (كتلة)

خذ وقتا في قائمة المراسلات الواجبة والمتابعة إليها. قد يستغرق الأمر أحيانًا 30 دقيقة ، وأحيانًا يستغرق الأمر كثيرًا من الوقت ، وإذا واجهتك مشكلة في أي وقت ...

3. اسأل نفسك سؤالاً (اسأل)

عند العمل مع خطاب ، اسأل نفسك: "هل هذا حقًا هو الشيء الأكثر فائدة الذي يمكنني فعله في الوقت الحالي؟" في معظم الحالات ، سيكون الجواب لا. ثم يمكنك العودة إلى المهام الأكثر أهمية أو تسريع وتيرة دراسة الحروف.

تقنية رقم 9: فرز الحروف

يوجد في اللغة الإنجليزية كلمة الفرز ، مما يعني عملية تحديد أولوية علاج المرضى ، بناءً على شدة الحالة. الآن يتم ترجمة هذه الكلمة في كثير من الأحيان بأنها "الفرز".

من خلال إلقاء نظرة على تاريخ هذه الكلمة ، يمكننا أن نفهم كيف أن فهم جوهر هذه الظاهرة الطبية يمكن أن يساعدك على فرز رسائل البريد الإلكتروني بشكل فعال.

تم إنشاء مفهوم "الفرز" خلال الحروب النابليونية ، بفضل جراح نابليون الرئيسي ، دومينيك جان لاري. اخترع عملية تحديد أولوية علاج المرضى المصابين تبعا لحالتهم.

راجع أيضًا: اختيار أفضل خدمة بريد إلكتروني: مراجعة ومقارنة الشركات الـ 25 الأكثر شيوعًا في السوق

قام بتقسيم جميع المرضى إلى 3 فئات:

1. أولئك الذين هم على الأرجح سوف يموت، بغض النظر عن نوع المساعدة التي ستتلقاها.

وعادة ما تعطى المورفين وتوفر أقصى قدر من الراحة.

2. أولئك الذين هم على الأرجح سوف البقاء على قيد الحياة، بغض النظر عن نوع المساعدة التي ستتلقاها.

يقوم أطبائهم بمعالجتهم وإرسالهم سريعًا إلى المنزل ، مما يسمح لهم بالتركيز على علاج المرضى الأكثر خطورة.

3. لمن علاج فوري يمكن أن تساعد في البقاء على قيد الحياة.

الأطباء يقاتلون من أجل حياة هؤلاء المرضى ، والأهم من ذلك كله أن القوات تنفق عليهم.

يمكن تطبيق نفس المفهوم في عملك مع صندوق البريد. يمكنك تقسيم الحروف إلى 3 فئات:

  1. الحروف التي يجب أن تكون حذف (على سبيل المثال ، رسائل الإعلان والإشعارات من الشبكات الاجتماعية).
  2. رسائل للرد بسرعة.
  3. الرسائل التي تتطلب زيادة الاهتمام والجهد والوقت (على سبيل المثال ، خطاب من عميل أو زميل يتطلب استجابة مطولة).

الخارقة البريد الإلكتروني لزيادة الإنتاجية

يمكنك أن تصبح أكثر إنتاجية إذا كنت تستخدم بعض الحيل والخدع والوظائف المفيدة المخفية في خدمات البريد التي تستخدمها. سننظر في اختراقات البريد الإلكتروني التي يمكن استخدامها في Mail.ru و Yandex.Mail و Gmail.

انظر أيضًا: كيفية جعل الرسالة الإخبارية فعالة: 20 نصيحة للطاعون

Mail.ru

النظر في الخارقة البريد الإلكتروني الغريب ، والتي يمكن استخدامها في خدمة البريد Mail.ru.

1. مفاتيح الاختصار

  • اكتب خطابًا - "n".
  • أرسل خطابًا - "Ctrl" + "Enter".
  • أرفق الملف - "+".
  • الرد - "ص".
  • حذف - "ديل".
  • ضع علامة في المربع / قم بإلغاء تحديد المربع - "أنا".
  • الصفحة السابقة / التالية في قائمة الحروف "Ctrl" + "←" / "→".
  • السابق / الحرف التالي - "Ctrl" + "↑" / "↓".
  • مساعدة للاختصارات - "التحول" + "؟".

2. إنشاء المجلدات

في Mail.ru ، يمكنك إنشاء مجلدات تساعدك على تنظيم رسائلك بشكل أفضل.

لإنشاء مجلد جديد ، انقر فوق الزر "إعداد المجلدات" في القائمة اليمنى.

ثم انقر فوق "إضافة مجلد".

في النافذة التي تفتح ، أدخل الاسم وموقع المجلد وانقر على "إضافة".

سيظهر المجلد في القائمة على اليسار.

3. Mail.ru التقويم

إذا كنت تستخدم صندوق البريد غالبًا وترغب في نفس الوقت في التخطيط ، فيمكن أن يساعدك التقويم على Mail.ru في توفير الوقت. لتمكينه ، انقر فوق "التقويم" في القائمة العلوية.

في التقويم ، يمكنك إنشاء المهام الشخصية والعمل ، وكذلك متابعة عطلة روسيا. لإنشاء مهمة أو موعد ، تحتاج إلى إدخال النص في سطر واضغط على "أدخل" في المكان المحدد في لقطة الشاشة أدناه.

4. تصفية القواعد

في Mail.ru ، يمكنك تطبيق قواعد التصفية لتصفية الرسائل الواردة من المراسلات. ستتمكن هذه الميزة من فرز جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في بضع دقائق.

لتنفيذ التصفية التلقائية للمراسلات ، تحتاج إلى الانتقال إلى "الإعدادات" ، ثم إلى قسم "قواعد التصفية" في القائمة الموجودة على اليسار ، ثم إضافة عوامل تصفية وإعادة توجيهها إلى عنوان بريد إلكتروني آخر (إذا لزم الأمر).

عند إضافة عامل تصفية ، يجب عليك تحديد الشروط والإجراءات التي سيتم تنفيذها عند تنفيذها. على سبيل المثال ، يمكنك تحديد اسم معين في حقل "من" ووضع علامة على خيار "حذف إلى الأبد" ، ويمكنك حذف رسائل البريد الإلكتروني من المرسلين غير المرغوب فيهم. أو بالعكس ، أضف رسائل من مستخدم معين إلى مجلد منفصل.

بعد ذلك ، انقر فوق "تكوين تصفية الرسائل" ، وسيتم توزيع رسائلك تلقائيًا في 3 مجلدات: "الشبكات الاجتماعية" ، "الخصومات" ، "المراسلات".

بعد ذلك ، سيتم فتح نافذة مع توزيع المراسلات تلقائيًا على المجلدات. يمكنك نقل المراسلات اللازمة إلى المجلدات المناسبة بنفسك ، على سبيل المثال ، من مجلد علبة الوارد إلى البريد العشوائي.

بعد انتهاء عملية التصفية ، يمكنك الانتقال إلى قسم "المجلدات والمرشحات" ("إعداد المجلدات" - في القائمة الموجودة على اليسار ضمن "المهملات") ، حدد المجلد المطلوب وانقر فوق "مسح". حتى تتمكن من التخلص من الكثير من الرسائل في ثوان.

5. البريد من صناديق البريد الأخرى

إذا قمت بإنشاء العديد من صناديق البريد على خوادم بريد مختلفة ، فيمكنك تبسيط العمل معهم من خلال تلقي جميع الرسائل على Mail.ru. يمكن دمج بريد Mail.ru مع صناديق البريد مثل Gmail و Yandex و Yahoo! و Outlook وما إلى ذلك.

للقيام بذلك ، انتقل إلى "الإعدادات" ، ثم إلى قسم "البريد من صناديق البريد الأخرى" في القائمة على اليسار. ثم - أدخل مربع البيانات وانقر فوق "إضافة صندوق".

انظر أيضًا: 7 أدوات مجانية وغير معروفة لمزيد من العمل المثمر على الإنترنت

6. الرد على الجهاز

في Mail.ru ، يمكنك أيضًا استخدام وظيفة جهاز الرد على المكالمات ، والتي سوف تسمح لك بعدم صرف انتباهك عن عملك للحصول على رسائل جديدة. انتقل إلى قسم "جهاز الرد على المكالمات" في الإعدادات ، وأدخل النص والوقت الذي سيعمل خلاله جهاز الرد على المكالمات ، وانقر على "ON" و "حفظ".

الآن ، بينما كنت مشغولا ، فإن المرسلين على علم بذلك.

"Yandex.Mail"

في "Yandex.Mail" ، يمكنك أيضًا العثور على تقنيات شيقة توفر الوقت الذي تقضيه في البريد.

1. اختصارات

  • اكتب خطابًا - "w" ، "c".
  • أرسل خطابًا - "Ctrl" + "Enter".
  • حذف - "ديل".
  • حدد المربع / قم بإلغاء تحديد المربع - "Shift" + "i".
  • الحرف السابق / التالي هو "p" أو "n" / "j" أو "k".
  • مساعدة للاختصارات - "التحول" + "؟".

2. إنشاء المجلدات

في "Yandex Mail" ، يمكنك أيضًا إنشاء مجلدات يمكنك من خلالها إضافة حروف مختلفة حسب الموضوع أو درجة الأهمية. للقيام بذلك ، انقر فوق الزر "إنشاء مجلد" في القائمة اليمنى.

أدخل اسم المجلد والكلمات التي يجب تضمينها في تلك الأحرف التي سيتم إضافتها إلى هذا المجلد.

لذا فإن المجلد الذي تم إنشاؤه سيبدو.

3. إنشاء العلامات

في Yandex.Mail ، يمكنك إنشاء العلامة الخاصة بك - نص معين يتم تمييزه بالألوان.

هذا هو ما ستبدو عليه التسمية المنشأة.

4. قواعد المعالجة الواردة

تسمح قواعد معالجة البريد الوارد على Yandex.Mail بتوزيع رسائل البريد الإلكتروني الواردة في المجلدات ، وحذفها عند الاستلام ، وإعادة التوجيه إلى عنوان آخر ، وتثبيت جهاز الرد على المكالمات ، إلخ.

للبدء في رسائل البريد الإلكتروني الواردة ، انتقل إلى "كافة الإعدادات" ، ثم انتقل إلى "قواعد معالجة البريد الوارد".

انقر فوق "إنشاء قاعدة" لضبط الشرط والإجراء الذي يجب اتباعه للرسائل.

في النموذج الذي يظهر ، املأ عنصري "إذا" و "تنفيذ الإجراء". ثم انقر فوق "إنشاء قاعدة".

يمكنك إنشاء قاعدة تحذف حروفًا معينة عند الاستلام ، وانقلها إلى المجلد المحدد ، وأعد توجيهها إلى صندوق بريد آخر ، وقم بإنشاء الرد الآلي (العنصر "الرد بالنص التالي").

راجع أيضًا: كيفية العثور على شخص بريد إلكتروني: دليل كامل

5. جمع البريد من صناديق البريد الأخرى

في Yandex.Mail ، يمكنك أيضًا إعادة توجيه البريد من صناديق البريد المختلفة (Mail.ru و Gmail والخوادم الأخرى التي تدعم POP3 أو IMAP).

للقيام بذلك ، انتقل إلى "جميع الإعدادات" ، ثم - "جمع البريد". أدخل عنوان وكلمة مرور البريد الذي تريد ربطه بحساب Yandex.Mail الخاص بك ، وانقر فوق "تمكين أداة التجميع".

6. "الحالات"

"الحالات" عبارة عن تذكير يساعدك على تذكر مهامك في الوقت المناسب ، دون ترك بريدك. لاستخدامها ، تحتاج إلى الانتقال إلى "جميع الإعدادات" ، ثم - في قسم "الأعمال" ووضع علامة "إظهار الأعمال على صفحات البريد"

في نافذة البريد الخاص بك في الزاوية السفلية اليسرى ستظهر نافذة "Add case" مع قائمة منسدلة. قم أولاً بإنشاء قائمة مهام ، ثم قم بإضافة المهام بنفسها. يمكنهم تحديد التاريخ.

بعد القيام بهذا أو ذاك ، تحتاج إلى وضع علامة عليه ، وسوف تختفي.

جوجل

Gmail - سجل لعدد الميزات المفيدة. النظر في بعض منهم.

1. اختصارات

Чтобы включить функцию быстрых клавиш зайдите в "Настройки", далее - в "Общие", и найдите "Быстрые клавиши".

Кликните "Включить", а затем внизу страницы нажмите "Сохранить изменения". Теперь можно пользоваться быстрыми клавишами:

  • Написать письмо - "c".
  • Отправить письмо - "Ctrl" + "Enter".
  • Ответить - "r".
  • Удалить - "#".
  • Пометить как важное - "+" или "=".
  • Предыдущая/следующая страница в списке писем - "~" / "'".
  • Предыдущее/следующее письмо - "p" / "n".
  • Справка по быстрым клавишам - "?".

يحتوي Gmail أيضًا على ميزة Custom Shortcut ، التي تتيح للمستخدم تخصيص مفاتيح الاختصار بأنفسهم. لتمكينه ، انتقل إلى "الإعدادات" ، ثم "مختبر" وابحث عن "اختصارات مخصصة". انقر فوق "تمكين".

2. روابط سريعة

باستخدام هذه الميزة ، يمكنك إنشاء روابط للوصول السريع إلى الرسائل والمواقع والإعدادات.

لتمكين "الارتباطات السريعة" ، انتقل إلى "الإعدادات" ، ثم إلى "التمرين" ، حدد "الارتباطات السريعة" ، وانقر فوق "تمكين" و "حفظ التغييرات" في أسفل الصفحة.

لإضافة رابط سريع ، انتقل إلى الصفحة التي تريد الوصول إليها بسرعة ، وانقر فوق رمز علامة القطع ، وانقر فوق "إضافة رابط سريع" في اللوحة اليمنى ، وأدخل اسم الرابط وانقر فوق "موافق".

ستظهر جميع الروابط السريعة في القائمة على اليسار.

العلامات الذكية

تحدد ميزة الاختصارات الذكية تلقائيًا فئة رسائل البريد الإلكتروني الواردة بناءً على التصنيفات المحددة مسبقًا ، كما تتيح لك إمكانية إنشاء اختصارات جديدة (مجلدات) لأنواع مختلفة من رسائل البريد الإلكتروني.

لتمكين هذه الميزة ، انتقل إلى "Lab" في "الإعدادات" ، وابحث عن القسم "العلامات الذكية" ، وانقر فوق "تمكين" ، ثم انقر فوق "حفظ التغييرات".

أنشئ الآن اختصارات لكل نوع من أنواع البريد الإلكتروني. في الجزء الأيمن من صندوق البريد الخاص بك ، انقر فوق الزر "إنشاء اختصار". أدخل اسمًا للتسمية الجديدة وانقر فوق "إنشاء".

يمكنك عرض علاماتك الذكية في القائمة الموجودة على اليسار ضمن قسم الفئات. ثم انقل الحروف إلى كل مجموعة باستخدام طريقة السحب والإفلات.

للعثور على الحروف التي تمت إضافتها إلى هذه التصنيفات ، تحتاج إلى تحديد الكلمات للبحث. للقيام بذلك ، قم أولاً بتمكين الوظيفة في "المجلدات الإضافية" الخاصة بالمعمل ، ثم انتقل إلى "الإعدادات"> "صناديق البريد الوارد المتعددة" وأدخل كلمات البحث باستخدام تنسيق "is: label name".

بعد ذلك ، انقر فوق "حفظ التغييرات". يمكنك الآن البحث عن الحروف المتعلقة بالتصنيفات المختلفة في بحث Gmail الخاص بك.

يمكنك أيضًا تحديد لون لأحرف التسمية الخاصة بك. للقيام بذلك ، انقر فوق السهم المجاور للتسمية ، ثم في القائمة التي تفتح ، انقر فوق "تسمية اللون" وحدد اللون.

"نجوم"

باستخدام هذه الميزة ، يمكنك تضمين العديد من التصنيفات - نجوم بألوان مختلفة واستخدامها للإشارة إلى مواضيع مختلفة ودرجة أهمية الحروف.

لتعيين النجوم ، انتقل إلى "الإعدادات" ، ثم إلى "عام" وانتقل إلى قسم "النجوم". بعد ذلك ، كل ما عليك فعله هو سحب النجوم من قسم "غير مستخدم" إلى قسم "مستعملة" وانقر فوق "حفظ التغييرات" في أسفل الصفحة.

لوضع علامة النجمة ، انقر فوق المكان الذي توجد به خانة الاختيار مسبقًا. إذا ضغطت عدة مرات ، فسيتغير لون النجوم مرارًا وتكرارًا - وبهذه الطريقة يمكنك توزيع الحروف على مجموعات مختلفة.

تخصيص البريد الوارد الخاص بك

لتطبيق الإعدادات على صندوق الوارد الخاص بك ، انتقل إلى الإعدادات ، ثم إلى صندوق الوارد الخاص بك.

إليك ما تسمح لك به هذه الإعدادات:

توزيع رسائل البريد الإلكتروني الواردة حسب الفئة.

حدد المربع بجوار الفئات التي تريد فرز الحروف بواسطتها. سيتم إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني غير الموجودة في هذه الفئات إلى المجلد Unsorted.

مكن علامات الأهميةيكتشف Gmail من خلال تتبع تصرفاتك وتحليلها.

للتقديم مرشحات.

تذكر أن تنقر فوق "حفظ التغييرات" في أسفل الصفحة.

اقرأ أيضا: التسويق عبر البريد الإلكتروني: 9 اختراق ، والتي تضمن زيادة استجابة الجمهور

المرشحات والعناوين المحظورة

لإنشاء عوامل تصفية لرسائل البريد الإلكتروني الواردة ، وكذلك حظر رسائل البريد الإلكتروني من المستخدمين غير المرغوب فيهم ، انتقل إلى قسم "الفلاتر والعناوين المحظورة".

يمكنك إنشاء عامل تصفية جديد واستيراد عوامل تصفية من جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

انقر فوق "إنشاء عامل تصفية جديد" وانتقل إلى ملء النموذج لمرشح جديد.

ثم حدد الإجراءات التي سيتم تنفيذها عند تنفيذ الشروط المحددة في الرسالة.

مرشح خلق. يرجى ملاحظة أنه يمكن تصدير المرشحات المعدة مسبقًا بتنسيق XML.

إذا كنت لا ترغب في تلقي رسائل البريد الإلكتروني من مستخدم معين ، فأدخل عنوان بريده الإلكتروني في سطر "من" (في الصفحة الأولى من النموذج) وحدد مربع الاختيار "حذف" (في الصفحة الثانية من النموذج).

راجع أيضًا: ماذا تكتب في موضوع رسائل البريد الإلكتروني: 80+ أمثلة روسية

وظيفة "إلغاء الإرسال"

على الأرجح ، كان لدى الجميع مثل هذه الحالة: لقد انتهيت من كتابة خطاب ، ونقرت على "إرسال" وأدركت على الفور أنك ارتكبت خطأ وتريد أكثر من أي شيء في العالم ، يمكنك إلغاء الإرسال.

في Gmail ، يمكنك القيام بذلك. انتقل إلى "الإعدادات" ثم إلى "عام" ، ابحث عن الوظيفة "إلغاء الإرسال" وقم بتشغيلها. تذكر أن تنقر فوق "حفظ التغييرات" في أسفل الصفحة.

يمكنك الآن إلغاء إرسال الرسالة - في المرة التالية التي ترسل فيها رسالة عن طريق الخطأ وتريد إلغاء إرسالها ، ستحتاج إلى النقر فوق الزر "إلغاء" على الشريط الأصفر أعلاه.

آلة الرد

يمكنك أيضًا استخدام وظيفة جهاز الرد على المكالمات. لتوصيله ، انتقل إلى "الإعدادات العامة" (في الإعدادات) ، وانتقل إلى قسم "جهاز الرد على المكالمات" وانقر على "تمكين نظام الرد على المكالمات" ، واضبط الوقت على العمل وإدخال النص. انقر فوق "حفظ التغييرات".

تقويم جوجل

يمكنك أيضًا تمكين التقويم المضمن في Gmail. لاستخدامها ، ابحث عن ميزة أداة تقويم Google في Lab ، وانقر على "تمكين" و "حفظ التغييرات".

سيظهر تقويم Google في القائمة على اليسار.

انقر فوق "إضافة" ، ثم يفتح تقويم Google في علامة تبويب جديدة. أدخل المعلومات اللازمة لإنشاء حدث / مهمة.

بالمناسبة ، من الأسهل بكثير إنشاء حدث في التقويم مباشرة.

بعد إضافة الأحداث في التقويم ، ارجع إلى البريد ، وقم بتحديثه ، وشاهد أن كل الأحداث الأقرب يتم عرضها مباشرة في البريد.

قوالب الاستجابة

إذا قمت بإنشاء رسائل من نفس النوع مرارًا وتكرارًا ، يمكنك توفير وقتك بشكل كبير باستخدام القوالب. اقضِ 10 دقائق على الأقل في كتابتها.

يمكنك إنشائها مباشرة في Gmail - للقيام بذلك ، انتقل إلى الميزة الاختبارية وابحث عن ميزة "قوالب الإجابة" وانقر فوق "تمكين". ثم انقر فوق "حفظ التغييرات" في أسفل الصفحة.

لإنشاء قالب ، اكتب رسالة من نوع معين وانقر على السهم الصغير في الركن الأيمن السفلي. حدد "قوالب الإجابة" ثم "إنشاء إجابة جديدة". بعد ذلك ، أدخل اسم القالب وانقر فوق "موافق".

في كل مرة تريد استخدام قالب ، ما عليك سوى النقر فوق هذا السهم الصغير وتحديد القالب الذي يناسبك.

راجع أيضًا: كيفية إنشاء توقيع بريد إلكتروني رائع: نظرة عامة على التطبيق والنصائح العملية

تحميل سريع

يتم تحديث Gmail ببطء كافٍ ، ولكن ، إذا رغبت في ذلك ، يمكن تجنب ذلك. إذا أضفت الكود "/؟ Ui = html" في نهاية عنوان URL الخاص بـ Gmail ، فسيتم تحميل صفحة Gmail على الفور. لكن العيب هو أن الأمر سيستغرق ثوان إضافية لإضافة الرمز.

هناك طريقة أخرى للخروج - إذا كان عند إعادة التشغيل لديك وقت للنقر على "تنزيل إصدار HTML الأساسي" ...

... سيتم نقلك إلى إصدار HTML للموقع وستكون قادرًا على تحديث بريدك على الفور.

لذلك ، نظرنا إلى 32 اختراقًا للبريد الإلكتروني ، وبمساعدة يمكنك العمل بشكل أكثر إنتاجية. آمل أن تكون هذه المعلومات مفيدة لك. وما التقنيات التي تستخدمها عند العمل مع البريد الإلكتروني؟ اكتب عنها في التعليقات.

شاهد الفيديو: The Ex-Urbanites Speaking of Cinderella: If the Shoe Fits Jacob's Hands (ديسمبر 2019).

Loading...

ترك تعليقك